Archiviazione di file su cartelle sincronizzate in tempo reale (OneDrive, Dropbox, Google Drive)

I software di sincronizzazione in tempo reale sono da tempo un'ottima soluzione per la gestione dei file, soprattutto in ambiti in cui è necessaria la collaborazione tra più persone sugli stessi documenti.

Nel tempo, abbiamo notato che diversi utenti NextGen utilizzano una cartella monitorata da uno di questi programmi per l'archiviazione dei propri file.

Sconsigliamo fortemente questa pratica poiché potrebbe influire con il normale funzionamento del programma, arrivando fino alla corruzione dei propri file di progetto.

A partire dalla versione 2022.0 di NextGen sarà il programma stesso ad indicare all'utente il suggerimento di scegliere una differente strategia di archiviazione.

Il funzionamento di NextGen con cartelle sincronizzate in tempo reale è non garantito e sconsigliato, ma questo non significa che, in determinati ambiti e con determinate precauzioni (ad esempio la pausa della sincronizzazione durante l'uso del programma) non si possano raggiungere comunque risultati soddisfacenti

Perché NextGen non lavora correttamente con questo tipo di cartelle

Alcune delle motivazioni includono:

• L'errata sincronizzazione e relativa proliferazione dei file .sit.lck, che indicano a NextGen quando un file è aperto e da parte di quale postazione di lavoro
• Conflitti nella gestione delle copie di backup con il sistema presente in NextGen (maggiori informazioni in questo articolo)
• Conflitti nella gestione degli autosalvataggi
• Impossibilità per NextGen di verificare se il file che l'utente salva non vada a sovrascrivere una copia sincronizzata in background mentre l'utente aveva il file aperto

Perché le cartelle sincronizzate non sono una soluzione sostitutiva del backup

L'argomento esula parzialmente lo scopo di questa documentazione ed è sempre una materia di competenza del reparto IT delle aziende. Ciò che ci sentiamo di segnalare è che:

• La sincronizzazione non previene la perdita di dati dovuta ad errori commessi da parte dell'utente, come ad esempio la sovrascrittura errata di un file
• La sincronizzazione non protegge da attacchi di tipo ransomware
• In genere le società che forniscono questo tipo di software non hanno la responsabilità della salvaguardia dei dati archiviati, che è comunque a carico dell'utente vedi ad esempio questo documento riguardo la politica di Microsoft OneDrive)

In linea generale, consigliamo di seguire il criterio di backup 3-2-1 che prevede:

• 3 differenti copie dei dati
• su almeno 2 media differenti
• di cui 1 sia disconnesso